KPI là gì? 5 bước xây dựng KPI #sharespace

1/ Chính xác KPI là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng KPI cho nhân viên? #sharespace
Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu kiếm nhiều lợi nhuận hơn trong năm tới, thì có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn đo lường hiệu quả của phòng nhân sự thì có thể đo lường KPI theo hiệu quả tuyển dụng, chất lượng đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực… Hiện nay, rất nhiều công ty muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần xây dựng một bộ chỉ tiêu KPI khác nhau cho từng vị trí phòng ban, nhân viên.
Dựa trên tiêu chí KPI, nhà quản lý có thể theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp, đồng thời nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc và đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng.
Đối với nhân viên, họ sẽ xác định được khả năng hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra. Từ đó có động lực làm việc cũng như phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời.

2/ Vai trò của KPI trong việc kết nối nhân sự và phòng ban
Kết nối các phòng ban, nhân sự tập trung vào 1 mục tiêu
Một trong những vấn đề khó khăn của nhà quản lý là kết nối, tập hợp các yếu tố, phòng ban khác nhau của công ty vào mục tiêu chung.
Trong khi bộ phận bán hàng chỉ tập trung vào việc thu hút khách hàng mới và chuyển đổi họ thành khách hàng mua hàng, nhóm phát triển sản phẩm thì tập trung vào công nghệ mới, sản phẩm mới và đưa ra thị trường thì phòng nhân sự lại chỉ lo làm sao lấp đầy các vị trí còn trống trong doanh nghiệp.
Việc áp dụng một số KPI sẽ giúp kết hợp tất cả các mục tiêu đó lại với nhau hướng đến một mục tiêu chung. Bằng cách tập trung vào các chỉ số chính nhấn mạnh vào hiệu quả kinh doanh, bạn sẽ cho nhân viên của mình thấy được vai trò và công việc của họ ngoài mục tiêu công việc tại bộ phận.
Kết nối công việc của nhân viên với mục tiêu của doanh nghiệp
KPI là cách hiệu quả để truyền đạt chiến lược cho nhân viên. Chúng giúp bạn xác định rõ điều cần đạt được và kết nối với mục tiêu cuối cùng của công ty. Thực tế khá nhiều nhân sự gặp tình trạng bị “cuốn” vào những công việc mà họ không biết nó đem lại kết quả gì, hiệu quả thế nào, tại sao lại thực hiện công việc đó. KPI giúp nhân sự vượt qua tình trạng mơ hồ này, xác định được mục tiêu rõ ràng trong công việc, lộ trình thăng tiến.

3/ Phân biệt KPI và OKR
OKR và KPI khác nhau về phạm vi và đơn vị đo lượng. Chỉ tiêu OKR trả lời câu hỏi mục tiêu của doanh nghiệp là gì và cách để đạt được mục tiêu đó. Còn chỉ số KPI đo lường, định lượng bằng con số chính xác và thực hiện thường xuyên hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng gắn liền với nhiệm vụ cá nhân, bộ phận, tổ chức cụ thể.
4/ Phân loại KPI trong doanh nghiệp
Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau, ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product, HR) và mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs) nhưng nhìn chung thì KPI thường chia làm 2 loại:
• KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược: Các mục tiêu mang tính chiến lược: tiền, profit, market share… tức là những mục tiêu tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty. Ví dụ KPI chiến lược là phải đạt doanh số 10 tỷ tháng và mỗi năm 120 tỷ, không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc.
• KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật: Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược. Ví dụ HR KPI là mỗi tháng cần phải đạt được 100 số lượng CV sales nhận được trên mỗi kênh, tuy nhiên, số lượng CV này dù có đạt được cũng không đảm bảo sẽ giúp công ty đạt được doanh số.
Nhưng các KPI này là một chỉ số mang tính đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi và đồng thời bản thân các KPI này phải liên hệ trực tiếp tới việc nó sẽ tác động tới việc đạt mục tiêu chiến lược ra sao. Ví dụ: nhiều CV thì cơ hội tìm được nhiều ứng viên sales tiềm năng, từ đó công ty sẽ sở hữu được nhiều “best seller”, doanh thu lúc đó tăng lên đáng kể.
Cho nên các tầng cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ bị ép KPI chiến lược và các bạn này phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược mà các bạn đang chịu. Các KPI chiến lược này sẽ được áp cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.

5/ Nguyên tắc xây dựng hệ thống đánh giá KPI hiệu quả trong doanh nghiệp
Tùy theo ngành nghề và mục tiêu kinh doanh mà việc xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp cũng hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên, để thiết lập KPI chính xác nhất và phát huy tối đa hiệu quả, thì nhà lãnh đạo cần đảm bảo 3 nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1: KPI đặt ra phải gắn với bộ phận cụ thể và phải liên kết với mục tiêu kinh doanh
Điều này đảm bảo rằng mỗi bộ phận trong doanh nghiệp có những KPI phù hợp với nhiệm vụ và trách nhiệm của họ. KPI cần phản ánh sự đóng góp của bộ phận đó vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp và tạo động lực cho sự phát triển và thành công.
Nguyên tắc 2: Thiết lập KPI phải đảm bảo mô hình SMART:
Khi thiết lập hệ thống đánh giá KPI cần đảm bảo rằng chúng được xác định một cách cụ thể, có thể đo lường được, khả thi, liên quan đến mục tiêu kinh doanh và đặt thời hạn để theo dõi, đánh giá kết quả.
Nguyên tắc 3: KPI cần được đánh giá thường xuyên và cập nhật theo từng chu kỳ:
Qua quá trình đánh giá, cần xác định những điểm mạnh và điểm cần cải thiện để thực hiện các biện pháp điều chỉnh. Ngoài ra, cập nhật KPI theo từng chu kỳ là cần thiết để phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và phản ánh đúng tình trạng doanh nghiệp.

6/ Hướng dẫn phân loại KPI cho từng phòng ban
6.1 Phòng nhân sự
• Đánh giá nhân viên: tỷ lệ nhân viên đạt được mục tiêu đánh giá năng lực, kết quả đánh giá năng lực của nhân viên.
• Chất lượng công việc: tỷ lệ công việc được hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng, đánh giá chất lượng công việc.
• Tỷ lệ nghỉ việc: tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trong một khoảng thời gian nhất định.
• Tỷ lệ thất bại trong việc thực hiện mục tiêu: tỷ lệ mục tiêu không đạt được hoặc thất bại trong việc thực hiện.
6.2 Phòng kế toán
• Doanh thu: tổng doanh thu của công ty trong một khoảng thời gian nhất định.
• Lợi nhuận: lợi nhuận thu được sau khi trừ đi các chi phí và lỗ.
• Tỷ suất sinh lời: lợi nhuận so với doanh thu, thường được tính bằng phần trăm.
• Tỷ suất sinh lợi: lợi nhuận so với vốn đầu tư, thường được tính bằng phần trăm.
• Lưu lượng tiền mặt: dòng tiền thu và tiền chi của công ty, đo lường khả năng thanh toán và quản lý tài chính.
6.3 Phòng kinh doanh
• Số lượng khách hàng tiềm năng: số lượng khách hàng có khả năng mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ của công ty.
• Tỷ lệ chuyển đổi: tỷ lệ khách hàng tiềm năng chuyển thành khách hàng thực tế.
• Doanh số bán hàng: tổng giá trị các sản phẩm hoặc dịch vụ được bán ra trong một khoảng thời gian nhất định.
• Chi phí tiếp thị trên doanh thu: tỷ lệ chi phí tiếp thị so với doanh thu, thường được tính bằng phần trăm.
6.4 Phòng Marketing
• Mức độ hài lòng của khách hàng: khảo sát hoặc đánh giá từ khách hàng về mức độ hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Tỷ lệ khách hàng trung thành: tỷ lệ khách hàng quay lại mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định.
• Số lượng khách hàng mới: số lượng khách hàng mới được thu hút và mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ.
• Đánh giá chất lượng dịch vụ: tỷ lệ đánh giá tích cực về chất lượng dịch vụ từ khách hàng.
6.5 Phòng sản xuất
• Thời gian hoàn thành sản phẩm: thời gian từ khi bắt đầu sản xuất đến khi hoàn thành sản phẩm.
• Tỷ lệ sản phẩm lỗi: tỷ lệ sản phẩm bị lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng.
• Hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu: tỷ lệ sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả trong quá trình sản xuất.
7/ Hướng dẫn 5 bước xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp #sharespace #sharesuccess
Bước 1: Xác định nguồn lực và mục tiêu kinh doanh
Xác định các nguồn lực hiện có trong doanh nghiệp bao gồm nguồn lực nhân sự, tài chính, vật liệu, công nghệ và hạ tầng. Sau đó, nhà quản lý cần định rõ mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Như: tăng trưởng doanh thu, cải thiện chất lượng, tối ưu hóa quy trình, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, v.v.. Mục tiêu này phải phù hợp với tầm nhìn và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định các chỉ số KPI và các mục tiêu con
Dựa trên mục tiêu kinh doanh đã xây dựng ở bước 1, nhà lãnh đạo cần xác định các chỉ số KPI quan trọng nhất mà doanh nghiệp muốn đo lường nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh. Để xác định chính xác các chỉ số này, doanh nghiệp có thể ứng dụng những tiêu chí của mô hình SMART để đánh giá từng chỉ số. Bao gồm 5 tiêu chí: Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Tính liên quan và Thời hạn đạt được mục tiêu.
Ngoài ra, mỗi KPI nên được phân chia thành các mục tiêu con cụ thể hơn nhằm tạo động lực cho nhân viên hoàn thành đồng thời giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng quan và dễ dàng đo lường, quản lý. Ví dụ trong mục tiêu tăng trưởng doanh thu có thể có các KPI như: doanh thu hàng tháng, doanh thu từ khách hàng mới, doanh thu từ khách hàng cũ, v.v.
• S – Specific (tính cụ thể)
• M – Measurable (tính đo lường)
• A – Achievable (tính khả thi)
• R – Relevant (tính liên quan)
• T – Time-Bound (giới hạn thời gian)
Bước 3: Xác định các mức độ đo lường, đánh giá
Xác định các mức độ đo lường phù hợp cho từng KPI bao gồm con số (số lượng, doanh thu, lợi nhuận), tỷ lệ phần trăm (tỷ suất sinh lợi, tăng trưởng doanh thu), chất lượng (đánh giá từ khách hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi) và thời gian (thời gian hoàn thành, thời gian phản hồi). Đặt các mục tiêu con cụ thể cho mỗi KPI và xác định các tiêu chuẩn đánh giá (thresholds) để đánh giá mức độ đạt được. Ví dụ, mục tiêu doanh thu hàng tháng có thể là 10% tăng trưởng so với cùng kỳ năm trước.
Bước 4: Theo dõi mức độ hoàn thành KPI và lương thưởng
Thiết lập quy trình theo dõi mức độ hoàn thành KPI bao gồm việc thu thập dữ liệu, xử lý và phân tích để đo lường hiệu suất. Đồng thời, doanh nghiệp nên liên kết việc hoàn thành KPI với chính sách lương thưởng của doanh nghiệp. Điều này khuyến khích và thúc đẩy nhân viên để đạt được mục tiêu và đạt được hiệu suất cao hơn. Ví dụ, có thể thiết lập hệ thống lương thưởng hoặc khen thưởng cho nhân viên khi đạt được hoặc vượt qua mục tiêu KPI đã đặt ra.
Bước 5: Điều chỉnh và cập nhật KPI thường xuyên
Liên tục đánh giá và điều chỉnh hệ thống KPI dựa trên phản hồi và kết quả thực tế của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng hệ thống KPI vẫn phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh ban đầu của doanh nghiệp. Ngoài ra, nhà lãnh đạo cần theo dõi sự thay đổi trong mục tiêu kinh doanh, yêu cầu của thị trường và môi trường kinh doanh để cập nhật và điều chỉnh các KPI khi cần thiết.
Nguồn sưu tầm.